Gérer son stock sans tableur

Pourquoi le tableur finit toujours par décrocher

Le problème du tableur n'est pas l'outil, c'est qu'il dépend de quelqu'un qui pense à le mettre à jour. Une livraison rangée en vitesse un samedi, une casse non notée, une bouteille sortie pour le service sans être décomptée : en quelques semaines, les chiffres ne veulent plus rien dire. Et un stock auquel on ne fait plus confiance, on ne le consulte plus.

Un stock fiable repose sur une idée simple : chaque mouvement doit être enregistré au moment où il se produit, idéalement sans effort supplémentaire.

Les sorties : laisser la caisse travailler

Dans un commerce, la grande majorité des sorties sont des ventes. Si votre caisse et votre stock sont reliés, chaque vente décompte automatiquement les articles. Plus besoin de recompter ce qui est parti dans la journée.

En horeca, c'est un peu plus fin : on vend un plat, mais on consomme des ingrédients. Une fiche technique (la recette avec ses quantités) permet de décompter la matière première à chaque plat vendu. Ce n'est jamais parfait au gramme près, mais c'est largement suffisant pour savoir quand recommander.

Restent les sorties qui ne passent pas par la caisse : casse, perte, consommation du personnel, offerts. Prévoyez un moyen rapide de les noter, par exemple depuis un téléphone, avec un motif. C'est aussi ce qui vous permettra de repérer les fuites.

Les entrées : réceptionner proprement

À la livraison, on contrôle et on encode. Le plus efficace est de partir du bon de commande : on coche ce qui est arrivé, on corrige les quantités manquantes, et le stock se met à jour. Le scan des codes-barres accélère beaucoup les choses quand les produits en ont.

Si vos fournisseurs vous envoient des factures électroniques, une partie de l'encodage peut même être reprise automatiquement. C'est un des effets intéressants de la facturation Peppol.

Alertes de réassort : le vrai gain de temps

Pour chaque article important, fixez un seuil d'alerte : la quantité en dessous de laquelle il faut recommander, en tenant compte du délai de livraison de votre fournisseur. Le logiciel vous prévient, ou mieux, prépare une proposition de commande par fournisseur que vous n'avez plus qu'à vérifier.

Ces seuils ne se fixent pas une fois pour toutes. Une terrasse en été, les fêtes de fin d'année, un produit mis en avant : revoyez-les au fil des saisons, en vous aidant de l'historique des ventes.

Dates limites et traçabilité

Pour les denrées, il faut distinguer la date limite de consommation (« à consommer jusqu'au »), à respecter strictement, et la date de durabilité minimale (« à consommer de préférence avant »). Un bon outil enregistre la date de chaque lot à la réception et vous signale les produits qui approchent de l'échéance, pour les écouler, les cuisiner ou les retirer à temps.

Le principe à appliquer en réserve est simple : premier périmé, premier sorti. Le logiciel peut vous indiquer quel lot utiliser en premier.

L'enregistrement des lots aide aussi pour la traçabilité exigée dans le secteur alimentaire : savoir d'où vient un produit et, en cas de rappel, retrouver rapidement les lots concernés. Les obligations exactes dépendent de votre activité ; l'AFSCA publie les guides d'autocontrôle par secteur.

Inventaire : moins souvent, mais mieux

Même avec un stock tenu en continu, un comptage physique reste nécessaire, au moins une fois par an pour la comptabilité. Avec un stock fiable, l'inventaire devient un contrôle : on compte, on compare avec le théorique, on analyse les écarts. Beaucoup de commerçants font aussi des comptages tournants, quelques rayons à la fois, pour éviter de fermer une journée.

Par où commencer

1. Listez vos articles avec une unité claire (pièce, bouteille, kilo).
2. Reliez la caisse au stock pour que les ventes décomptent automatiquement.
3. Fixez des seuils sur vos vingt ou trente articles les plus importants seulement.
4. Prenez l'habitude de noter casse et pertes depuis le téléphone.
5. Élargissez ensuite, quand la routine est en place.

Ouibel installe des caisses enregistreuses et développe des outils de gestion sur mesure qui relient caisse, stock, commandes fournisseurs et dates limites.